Assinatura Digital Qualificada de Faturas e Notas de Crédito em PDF

O Decreto-Lei nº 28/2019 foi criado, essencialmente, para promover a emissão de faturas sem papel e a utilização de sistemas de arquivo eletrónico de documentos (nomeadamente o arquivo contabilístico).

Para além da obrigação do QRCode (que já entrou em vigor no início de 2022) e do ATCud (que foi adiado para início de 2023), na prática este Decreto-Lei (DL) tem mais dois objetivos:

• Obrigar a que uma fatura ou nota de crédito emitida e enviada em pdf apenas seja válida se tiver uma assinatura digital qualificada.
• Permitir que o arquivo de documentos das empresas possa ser feito de uma forma digital.

Relativamente ao ponto 1, na realidade, o prazo de implementação foi sendo adiado várias vezes. A data atual é 01 de janeiro de 2023 (Despacho 49/2022-XXIII ). Na prática, até 31 de dezembro de 2022 uma fatura ou nota de crédito enviada em PDF (por exemplo, por email) é válida em termos fiscais. A partir dessa data, as empresas, para continuarem com essa prática, terão que certificar cada PDF gerado através de um certificado digital qualificado.

Como o tema tem alguma complexidade, criamos um conjunto de FAQs que poderão responder às principais dúvidas.

FAQs – Assinatura Digital Qualificada em Faturas/Notas de Crédito (Decreto-Lei 28/2019)

Qual é o objetivo do DL n.º 28/2019?

Promover a emissão de faturas sem papel e a utilização de sistemas de arquivo eletrónico de documentos.

O que vai mudar?

Para além da obrigação do QRCode (que já entrou em vigor no início de 2022) e do ATCud (que foi adiado para inicio de 2023), na prática este DL tem mais dois objetivos:

1) Obrigar a que uma fatura ou nota de crédito emitida e enviada em pdf apenas seja válida se tiver uma assinatura digital qualificada.

2) Permitir que o arquivo de documentos das empresas possa ser feito de uma forma digital.

Quando é que a fatura ou nota de crédito enviada por PDF (sem ter assinatura digital) deixa de ser válida em termos fiscais?

Apesar do DL ser de 2019, a sua data de aplicabilidade foi sendo adiada e a data atual é 31.12.2022. Isso significa que a partir de 01.01.2023 uma fatura ou nota de crédito enviada por PDF não é válida fiscalmente se não tiver assinatura qualificada.

As faturas ou notas de crédito em papel deixam de ser válidas?

Não. De facto, o objetivo do DL passa pela promoção da digitalização dos documentos entre empresas, mas estes documentos impressos continuam a ter valor legal.

O que é a assinatura digital qualificada?

Também conhecida como Selo Eletrónico Qualificado, esta assinatura coloca no documento formas de garantir a autenticidade da origem assim como a integridade do seu conteúdo.

Se eu começar a gerar as minhas faturas em PDF com a assinatura digital não preciso de enviar em papel para o meu cliente?

Em bom rigor a resposta é não. De facto, o DL refere explicitamente que estas faturas passam a ser válidas desde que o destinatário aceite. Não está descrito de que forma é que pode ser validada essa aceitação. Isto significa que cada empresa terá de ter uma metodologia para ter essa aceitação. O que é claro é que uma fatura (FT) ou nota de crédito (NC) só é válida, fiscalmente, se for assinada digitalmente e se o cliente final (que pode ser B2C ou B2B) aceitar esse documento digital. Se não for assim, a prática em vigor obriga ao envio da FT/NC impressa.

Este DL tem algum tipo de diferenciação entre consumidores B2C ou B2B?

Não. O DL é omisso relativamente ao destinatário do documento. Significa que o modelo operativo é idêntico independente de estarmos a emitir FT/NC para um consumidor final ou para uma empresa. Ou seja, para enviar uma FT/NC em formato digital é necessário o selo qualificado e uma aceitação efetiva por parte do destinatário.

Se optar pelo arquivo contabilístico em formato digital o prazo de arquivo mantém-se?

Sim. Também o arquivo digital de todos os documentos contabilísticos deve ser mantido por 10 anos.

Quais são os requisitos para ter o arquivo contabilístico em formato digital?

Esses requisitos estão definidos no artigo 30º. Em termos resumidos é necessário garantir:

1. Controlos que assegurem a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
2. Funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados;
3. A recuperação dos dados em caso de incidente;
4. A reprodução de cópias legíveis dos documentos registados.

Os documentos de transporte também necessitam de ter assinatura digital qualificada se forem gerados em pdf?

O DL é omisso quanto a isto. No entanto, como estes documentos já são comunicados à AT na sua emissão, não faz muito sentido que sejam certificados. Por outro lado, estes documentos são necessários para acompanhar o trânsito de mercadorias pelo que, tipicamente, são impressos (com o respetivo código da AT que permite que as entidades fiscalizadoras possam confirmar que o documento em papel corresponde ao declarado à AT).

A emissão de documentos eletrónicos apenas pode ser feita por geração de PDF’s com assinatura digital?

Não. Na realidade para além desta possibilidade podem ser utilizados sistemas de EDI desde que cumpram os requisitos da Comissão Europeia. Mas mesmo nestes casos, os próprios ficheiros (tipicamente em XML) tem que ter uma assinatura digital que garanta entre outros aspetos a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo.

Para responder a este requisito legal, e para que já é utilizador do NAV/Business Central, este disponibiliza um conjunto de atualizações para quem pretenda continuar a enviar faturas ou nota de créditos em PDF.

Que emissores de certificados posso utilizar?

Teoricamente, qualquer um desde que seja uma entidade acreditada para o fazer. Apesar disso a SoftStore desenvolveu apenas interface com dois players (DigitalSign eGlobal Trusted Sign). Para utilizar outros players será necessária uma adaptação à solução de forma a acomodar os requisitos desse player. Na prática isto significa que o custo de implementar a solução será superior.

Qual é a recomendação da Hydra para entidade que emite os certificados?

A Hydra fez uma parceria direta com a Digital Sign com dois objetivos:

1) Ter um know how mais detalhado da solução e maior capacidade de resolução de eventuais problemas;

2) Efetuar parte do processo administrativo (nomeadamente de emissão do certificado) o que permite simplificar o processo para cada um dos clientes. Face ao exposto recomendamos a utilização de Certificado da Digital Sign.

A comunicação de documentos por EDI para a Administração Publica (ESPAP) quando entra em vigor?

Tal como a assinatura digital de PDF’s também a obrigação de comunicação com a ESPAP tem vindo a ser adiada. Na realidade apenas está em vigor para as grandes empresas (>250 colaboradores), sendo que para as restantes entra em vigor a 01.07.2022 (Decreto-Lei n.º 104/2021)

Quais são os documentos abrangidos?

Efetivamente o Decreto de Lei não é muito claro. O artigo 12ª embora refira que se trata de emissão de faturas eletrónicas no título do artigo na prática no seu detalhe refere “As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica.”

Naturalmente que, caso as FAQs não respondam a todas as questões, estaremos, como sempre, disponíveis para os esclarecimentos que considerem pertinentes.

Podem contactar-nos através do telefone +351 253 200 320 ou do correio eletrónico infogeral@hydra.pt